Projektassistenz Pharma (m/w/d)
Ihre Aufgaben
- Unterstützt den Direktor bei der Verwaltung der täglichen Aktivitäten
- Koordiniert das umfassende Terminmanagement, einschließlich der Planung, Organisation und Nachbereitung von Geschäftsterminen und der Bearbeitung aller Themen im Zusammenhang mit Reisekosten und Buchungen für das Team
- Verwaltet Tagesordnungen, bereitet verschiedene Dokumente vor und arbeitet sie aus
- Sicherstellung der logistischen Organisation von Teamsitzungen (Einladung, Logistik, Vorbereitung von Dokumenten) sowie Organisation interner Seminare
- Unterstützt die Integration von Neueinsteigern (Einrichtung von Tool-Konten, Empfang, administrative Verwaltung von Materialbestellungen, Schulung in Tools/Prozessen) und ist Teil des Onboarding-Teams des Unternehmens
- Unterstützt die interne Kommunikation in Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung
- Sammlung und Weitergabe von Informationen, die für das reibungslose Funktionieren des Teams erforderlich sind
- Entwicklung und Überwachung des Urlaubsplans für das Team
- Überwachung der Budgetverpflichtungen im Rahmen des internen Verwaltungstools COMET, einschließlich der Erstellung, Überwachung und Aktualisierung von POs
- Unterstützung von Projekten sowie Ablage von Dokumenten in Papierform in persönlichen Akten nach Bedarf
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung in internationalen Unternehmen und Arbeit in Matrixorganisationen von Vorteil
- Berufserfahrung als Assistent
- Ausgezeichnete und offene Kommunikation
- Ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, MS Teams)
- Fließende Beherrschung der deutschen und englischen Sprache
- Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten mit nachgewiesener Fähigkeit zum Aufbau von Beziehungen
- Gute Organisation, Fähigkeit, sich auf mehrere Themen zu konzentrieren und effektiv Prioritäten zu setzen
- Lösungsorientierter Arbeitsansatz und die Fähigkeit, über den Tellerrand hinauszuschauen
Ihre Benefits
- Internationales Unternehmen
Über Hays
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Ihr Kontakt bei Hays
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