Administrative Koordination - Expert (m/w/d)
Aufgaben
- Die Funktion beinhaltet die eigenständige Durchführung anspruchsvoller Assistenz- und administrativer Aufgaben zur Entlastung der Organisationseinheit, einschließlich der Bearbeitung sensibler und vertraulicher Angelegenheiten
- Sie übernehmen eigenverantwortlich Assistenz- und Sachbearbeitungstätigkeiten unter Berücksichtigung interner und externer Vorgaben sowie unter Einhaltung von Qualitätsstandards und Fristen
- Zudem sind Sie für die Optimierung und kontinuierliche Weiterentwicklung bestehender Prozesse verantwortlich und übernehmen eigenständig Sonderprojekte sowie zusätzliche Aufgaben
- Darüber hinaus umfasst die Position die Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen sowie die Steuerung administrativer Prozesse
- Sie agieren außerdem als Multiplikator für bereichsübergreifende Themen innerhalb der Organisationseinheit
- Zusätzlich kümmern Sie sich um die Betreuung externer Gäste, einschließlich der Anmeldung, des Empfangs sowie der Begleitung zu den entsprechenden Besprechungsräumen
Profil
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung zur Managementassistenz oder eine vergleichbare Qualifikation (z.B. Fachwirt), und bringen relevante Erfahrung im Assistenzumfeld mit
- Im Umgang mit MS Office sind Sie sicher und arbeiten sich schnell in neue Systeme ein
- Darüber hinaus haben Sie bereits Erfahrung im Projektmanagement gesammelt und behalten auch in einem dynamischen, agilen Arbeitsumfeld den Überblick sowie ein gutes Gespür für Prioritäten
- Sie zeichnen sich durch eine hohe Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und ein souveränes Auftreten aus und gehen dabei stets diskret, loyal und verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um
- Eine eigenverantwortliche, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise ist für Sie ebenso selbstverständlich wie die Zusammenarbeit im Team
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab
- Zudem bringen Sie die Bereitschaft mit, regelmäßig vor Ort (Dienstag, Donnerstag, Freitag) zu arbeiten und das Team flexibel bei Terminen und Besprechungen zu unterstützen
Benefits
- 30 Tage Urlaub
- Arbeit in einem internationalen Unternehmen
Über Hays
Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Talenten spannende Aufgaben und attraktive Positionen. Ob in einem internationalen Konzern oder bei einem regionalen marktführenden Unternehmen: Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihrer Erfahrung. Mit uns finden Sie das passende Umfeld – und das völlig kostenfrei. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
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Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
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