Administrative Assistenz Pharma (m/w/d)
Ihre Aufgaben
- Klassische Bürotätigkeiten, interne und externe Korrespondenz, Organisation von Telefonkonferenzen, Geschäftsreisen sowie Reisekostenabrechnung
- Organisation und Koordination von Meetings sowie Empfang der Gäste
- Erstellung von Protokollen, Powepoint-Präsentationen und weiteren Unterlagen mittels MS Office
- Führen und Verwalten von Urlaubs- und Abwesenheits-Listen sowie eines Gruppenkalenders
- Personalverwaltungsaufgaben: Integration neuer Mitarbeiter und Sicherstellung der Arbeitsmaterialien IT, Telefon, Zugriffsberechtigungen, Anmeldung der Mitarbeiter zu externen Veranstaltungen (Konferenzen, Seminaren, Messen…)
- Investitionen: Erstellung von Kostengenehmigungsanträgen
- Unterstützung bei der Budget-Planung, Budget-Controlling für DC in enger Zusammenarbeit mit der Controlling-Abteilung und der DC-Leitung (Forecast + Monitoring der Projektstunden, externe Kosten, diverse Auswertungen)
- Vorbereitende Tätigkeiten im Bereich Re-Invoicing
- Bestellungen: Erstellung von Bestellanforderungen (Büromaterialien, Computer, Büroausstattung, Laboruntersuchungen, Forschungsaufträgen, CAPEX, etc.), Key-User „ebuy" mit der Qualifikation das System zu schulen, Kommunikation mit dem Konzern-Einkauf, Nachverfolgung der Bestellungen und Erstellung von Wareneingängen, Überprüfung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen
- Pflege von Zeiterfassungssystemen (Key-User)Vertragspflege & Dokumentation & Quality: Unterstützung bei der Erarbeitung von verschiedenen Verträgen und Vereinbarungen in Zusammenarbeit mit den Projektmanagern, Dokumentenkoordinator, Koordinator für Projektdokumente (IDOC-System)
Ihr Profil
- Kaufmännische Ausbildung/Studium
- Erfahrung als Management-Assistenz oder PMO, bevorzugt in einem Pharmaunternehmen im internationalen Umfeld
- Sehr gute Englisch-Kenntnisse
- Sehr gute Kenntnisse des MS-Office-Pakets
- Erfahrung in der Budget-Planung und im -Monitoring
Ihre Benefits
- Arbeit in einem internationalem Unternehmen
- Übertarifliche Bezahlung
Über Hays
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie ebenso wie in der Biotechnologie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Ansprechpartner, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Experten, um sich beruflich zu entwickeln und an ihrer Karriere zu arbeiten. Ihnen als Kandidat bieten wir dabei als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Ihr Kontakt bei Hays
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