Projektassistenz (m/w/d)
Ihre Aufgaben
- Sie überwachen alle wichtigen Fristen und Sitzungstermine und unterstützen Ihre Kollegen in den Bereichen Reise- und Veranstaltungsmanagement, Budgetplanung sowie bei der Abwicklung der Korrespondenz mit den europäischen Aufsichtsbehörden
- Die Bearbeitung von Rechnungen und Verträgen gehört ebenso zu Ihren Aufgaben
- Sie sind verantwortlich für das Reisemanagement der Abteilung, dazu gehören alle notwendigen Buchungen, Reisekostenabrechnungen, Visabearbeitung, sowie die Verhandlung von Zimmerpreisen mit Hotels und die Organisation von Gruppenreservierungen
- Sie koordinieren und organisieren Meetings und Konferenzen für das Team, sowohl am Standort Köln als auch innerhalb Europas
- Sie bearbeiten Angebote und Eingangsrechnungen in SAP sowie unternehmensinterne Rechnungen über das hauseigene Buchhaltungssystem in enger Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung - immer unter Berücksichtigung der jeweiligen Budgetlinien
- Sie bearbeiten die Verträge der Abteilung über das hauseigene Vertragsmanagement-Tool
- Sie übernehmen den Versand von Dokumenten an die europäischen Aufsichtsbehörden sowie an andere Empfänger
- Sie organisieren das Onboarding neuer Kollegen in enger Zusammenarbeit mit Ihrem Vorgesetzten, der Abteilungen sowie der IT
- Sie arbeiten eng mit dem lokalen Office-Management-Team zusammen, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten
Ihr Profil
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Bürokaufmann/-frau oder eine gleichwertige Qualifikation und mindestens drei Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position
- Sie sind vertraut mit allen MS-Office-Anwendungen, MS Word, Excel, PowerPoint, SharePoint und Outlook. Kenntnisse mit SAP sind von Vorteil
- Sie haben Spaß am Umgang mit neuen IT-Anwendungen
- Ihre Arbeitsweise ist effizient und gründlich. Sie verfügen über ein hohes Organisationstalent mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung und Eigenmotivation
- Ihre Kommunikationsfähigkeit ist unübertroffen! Sie sind ein kommunikativer Teamplayer und eine aufgeschlossene Persönlichkeit. Sie haben Freude an der Arbeit in einem multikulturellen Team
- Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ihre Benefits
- Arbeit in einem internationalen Unternehmen
Über Hays
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Ihr Kontakt bei Hays
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