Administrative Unterstützung im Veranstaltungsmanagement (m/w/d)
Aufgaben
- Administrative Unterstützung bei Kongressen und Veranstaltungsaktivitäten in Abstimmung mit den verantwortlichen internen Auftraggebern inkl. Teilnehmermanagement, Bestell- und Rechnungsprozess,Vertragsmanagement sowie abschließender Veranstaltungsdokumentation entsprechend den geltenden Richtlinien und rechtlichen Vorschriften
- Einholen von Angeboten für bereichsbezogene Dienstleistungen
- Bestellabwicklung gemäß der Vorgaben von Finance sowie Rechnungsprüfung entsprechend der geltenden Richtlinien
- Allgemeine administrative Tätigkeiten wie z.B. Terminkoordination, Pflege von Datenbanken, Reportings,Führen von Sitzungsprotokollen, Übernahme von Sonderaufgaben und Teilnahme an Regelterminen
- Regelmäßiges Austausch mit den Coordinator Funktionen des Experten-Teams Veranstaltungen, dem fachlichen Team Lead und dem Lead des Central Admin Teams zur Sicherstellung von einheitlichen administrativen Prozesse
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Profunde Berufserfahrung im administrativen Bereich
- IT-Kenntnisse: MS Office, CRM-Grundkenntnisse
- Englischkenntnisse B2 (Gute Mittelstufe/ Upper Intermediate)
- Flexibilität und Aufgeschlossenheit
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
- Integrität
- Kunden- und Serviceorientierung
- Selbstständige Arbeitsweise
Benefits
- Internationales Unternehmen
Über Hays
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
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Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
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