Office Manager & Assistant (m/w/d)
Über das Unternehmen
- Unser Kunde ist ein Medizintechnik- und Radiochemieunternehmen aus Garching bei München, das sich auf eine nicht-invasive Hautkrebstherapie mit dem Radioisotop Rhenium-188 spezialisiert hat. Die Firma entwickelt, produziert und vermarktet Geräte und Materialien für diese Therapieform und zählt zu den führenden Anbietern im Bereich epidermaler Radioisotop-Behandlungen
- Der Assistant / Office Manager übernimmt eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs im Büro der Geschäftsführung sowie innerhalb der gesamten Organisation
- Die Position vereint umfassende administrative und organisatorische Unterstützung mit dem täglichen Office Management
- Sie erfordert ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsstärke, ein professionelles Auftreten sowie die Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit höchster Diskretion zu behandeln
Aufgaben
- Verwaltung des Kalenders, der Termine und der Reiseplanung der Geschäftsführung
- Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Besprechungsunterlagen
- Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mails, Telefonate, Briefe) und Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Stakeholdern
- Unterstützung bei Projektkoordination, Recherche und Datenerhebung zur Vorbereitung strategischer Entscheidungen
- Pflege vertraulicher Unterlagen und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb der Organisation
- Verantwortung für den täglichen Büroablauf, einschließlich Telefonmanagement, allgemeiner Korrespondenz und Empfang von Gästen
- Koordination der Büroorganisation, Besprechungsräume und Veranstaltungsplanung sowie Abwicklung der Geschäftskorrespondenz mit Kunden, Lieferanten, Partnern und Behörden
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen Dokumentation von Kosten, Belegen und Rechnungen
- Unterstützung von Sales, Marketing, Operations und weiteren Abteilungen bei bürobezogenen Aufgaben sowie Organisation interner und externer Meetings, Konferenzen und Firmenveranstaltungen
- Vorbereitung von Agenden, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von To-dos sowieo Professionelle Repräsentation des Unternehmens im Gästemanagement und in der Kommunikation mit Stakeholdern
Profil
- Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Fachgebiet
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position als Office Manager oder Executive Assistant, idealerweise im Umfeld von Medizintechnik, Pharma oder kleinen Unternehmen.
- Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (weitere Sprachkenntnisse von Vorteil)
- Hohe Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Google Workspace (Excel/Sheets, Word/Docs, PowerPoint/Slides, Outlook/Calendar)
- Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und serviceorientierte Arbeitsweise
- Selbstständige, proaktive und detailorientierte Arbeitsweise
Benefits
- Spannendes, innovatives Umfeld mit internationalem Flair
- Geplante Übernahme in Festanstellung bei unserem Kunden
- Kontinuierliche Betreuung während des Kundeneinsatzes
- Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
- Hohes Maß an Eigenverantwortung
- Homeoffice-Möglichkeit
- Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
- Attraktive, leistungsorientierte Vergütung
Gehaltsinformationen
- Das Gehalt liegt je nach Erfahrung zwischen 55.000 € und 65.000 €.
Über Hays
Echte Finanz-Fachkräfte sind rar, sehr gefragt und dementsprechend hoch ist ihr Marktwert. Egal ob im Bereich Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Treasury oder Risk-Management, Hays kann Ihnen Türen öffnen und berät Sie gerne und völlig kostenfrei bei Ihrem nächsten Karriereschritt. Ganz nach Ihren Interessen und Vorstellungen und abhängig von Ihrer Erfahrung vermitteln wir Ihnen den passenden Job. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten. Wir freuen uns auf Sie.
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Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Kontakt bei Hays
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