Assistenz (m/w/d)
Aufgaben
- Objektleitung für diverse Objekte im Großraum München / Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft
- Beschaffung und Verwaltung von IT-Equipment in Abstimmung mit der IT-Abteilung (z.B. Laptops, Smartphones, Zubehör)
- Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen inkl. Reisekostenabrechnung
- Erstellung, Pflege und Bearbeitung von Berichten, Protokollen, Präsentationen und Vertragsunterlagen
- Prüfung und Ablage von Tätigkeitsnachweisen internen und externen Mitarbeitern / Verwaltung von Krankmeldungen inkl. digitaler Ablage und Informationsfluss an HR
- Fuhrparkmanagement für die Abteilung/Standort: Verwaltung von Fahrzeugen, Terminen, Unterlagen
- Unterstützung bei der Planung, Dokumentation und Nachverfolgung von Wartungen, Prüfpflichten und Instandhaltungsmaßnahmen
- Bearbeitung und Nachverfolgung von Bestellungen (Material, Dienstleistungen, Büromittel)
- Pflege von Daten im CAFM-System sowie in MS Excel, SAP oder vergleichbaren Tools / Zutrittsmanagement: Beantragung und Verwaltung von Zutrittsausweisen und Zugangscodes
- Unterstützung bei Budgetüberwachung, Rechnungskontrolle und Reporting / Organisation interner Meetings, Standortrundgänge und Schulungstermine
Profil
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
- Zuverlässigkeit & Eigenverantwortung
- Hohes Maß an Diskretion und Teamfähigkeit
- Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
- Grundverständnis für Prozesse im Facility Management wünschenswert
- Affinität zu IT-Applikationen (Sharepoint, Teams, PowerPoint, Excel, Planon, SAP)
- Fließende Deutschkenntnisse
Benefits
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Ein hoch motiviertes Team und ein offener Kommunikationsstil
- Flache Hierarchien
- Homeoffice-Möglichkeit
- Hohes Maß an Eigenverantwortung
Über Hays
Im Bereich Construction & Property vermitteln wir Fach- und Führungskräfte in der Bau- und Immobilienbranche. Wir unterstützen Sie und unsere Kundenunternehmen in allen Bereichen des Hoch- & Tiefbaus sowie im Facility Management, im Großanlagenbau, in der TGA oder im Real Estate Management. Als überregionales, weltweit agierendes Personaldienstleistungsunternehmen können wir Ihnen sowohl Positionen und Projekte in Ihrer Nähe als auch bundes- und weltweit anbieten – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Angeboten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Kontakt bei Hays
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