Executive Assistant & Business Administration Coordinator (m/w/d)
Aufgaben
- Verwaltung der Korrespondenz mit Mitarbeitenden, Behörden und Lieferanten
- Koordination von Vertragsdokumenten: Druck, Unterschriften und Ablage, sowie Aktualisierung gemäß rechtlicher Vorgaben
- Verwaltung von HR-Akten: Physische Akten aktiver und inaktiver Mitarbeitender sowie die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Entsorgungsrichtlinien
- Unterstützung bei der 3PRM-Risikoanalyse und Rechnungsprüfung sowie Erstellung und Verwaltung von Bestellaufträgen (PO)
- Verwaltung des ID-Verifizierungsprozesses und Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden
- Betriebsratszusammenarbeit und Unterstützung relevanter Prozesse vor Ort
- Unterstützung bei Audits und weiteren Compliance-relevanten lokalen Prozessen
- Projektunterstützung: Koordination rechtlicher Änderungen und behördlicher Aktualisierungen bei Büroverlegungen
- Executive Assistant für den MD: Schnittstellenmanagement, Erstellung von Vorlagen, Berichten und Präsentationen für interne und externe Zwecke
- Reiseplanung und Kalendermanagement: Organisation von Reisen und Meetings, Erstellung und Einreichung von Travel und Expense Berichten
Profil
- Erfahrung in der Empfangs- und Büroorganisation
- Detailgenauigkeit und Präzision bei der Bearbeitung von Verträgen, Dokumenten und anderen administrativen Aufgaben
- Erfahrung im Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook
- Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten, um in einem dynamischen Umfeld mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
- Hohe Kommunikationsfähigkeit und ein professionelles Auftreten, um in verschiedenen Kontexten effektiv zu interagieren
- Kenntnisse in internationalen und lokalen gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Arbeitsrecht, Datenschutz, Compliance-Richtlinien)
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sehr gute Englischkenntnisse
Benefits
- Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und den Fokus auf lebenslanges Lernen
- Viel Vertrauen, Wertschätzung und Raum für Mitgestaltung in einem fokussierten und leidenschaftlichen Team
- Ein diverses, inklusives und vorurteilsfreies Arbeitsumfeld
- Ein nachhaltiges Unternehmen
- Büro in zentraler Lage
Gehaltsinformationen
- Je nach Qualifikation beläuft sich das Gehalt auf bis zu 65.000 Euro.
Über Hays
Bei uns stehen HR-Talenten alle Türen offen, etwa in den Bereichen Recruiting, Personalleitung, Personalentwicklung, Payroll oder HR Controlling u.v.m. Wir begleiten Sie von Anfang an kompetent durch den Recruiting-Prozess und stellen Ihnen zusätzliche Informationen kontinuierlich zur Verfügung. Profitieren Sie von unserem umfangreichen Netzwerk und sichern Sie sich damit auch den Zugang zu Positionen, die nicht am Markt ausgeschrieben sind. Darüber hinaus erhalten Sie ein detailliertes und zeitnahes Feedback von uns.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Kontakt bei Hays
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