Vendor Management System: Gestion des ressources externes
Un système de gestion des fournisseurs (VMS) est la solution idéale pour automatiser et numériser de manière globale l'ensemble des processus liés à l'approvisionnement et à la gestion des ressources externes. En tant que partenaire expérimenté, nous vous accompagnons dans la numérisation de vos processus de gestion des effectifs.
Qu'est-ce qu'un Vendor Management System
et quels sont vos avantages ?
Un Vendor Management System (VMS) automatise et digitalise de manière globale tous les processus liés à l'approvisionnement et à la gestion des ressources externes. L'objectif est de standardiser les procédures, de créer de la transparence et de rendre le pilotage des ressources externes plus efficace. Un VMS vous aide à améliorer sensiblement les processus d'approvisionnement et de gestion des ressources externes.
Vos avantages
avec un VMS
Un VMS vous aide à améliorer sensiblement les processus d'approvisionnement et de gestion des ressources externes.
Processus automatisés dans l'approvisionnement
Les procédures récurrentes sont automatisées, pour moins de charge manuelle et une plus grande efficacité.
Time-to-hire plus rapide grâce à des workflows
Les workflows numériques accélèrent l'ensemble du processus et raccourcissent le délai jusqu'à la couverture du poste.
Toujours une transparence totale en un coup d'œil
Avec notre VMS, vous voyez à tout moment quelle ressource est déployée, où, sous quel type de contrat et à quel prix.
Approvisionnement efficace des ressources
Le pilotage centralisé permet un approvisionnement ciblé et économe en ressources externes qualifiées.
Contrôle qualité simple dans l'approvisionnement
Les prestations des ressources externes peuvent être évalués et pilotés de manière structurée, pour une vision complète.
Prix et conditions conformes au marché
Grâce à des processus standardisés et à des possibilités de comparaison, vous obtenez des conditions alignées sur le marché.
Comment nous vous soutenons
avec un VMS
Nous vous accompagnons avec notre expertise dans le choix, la mise en œuvre et l'exploitation courante de votre Vendor Management System.
Conseil
Nous vous offrons une vue d'ensemble solide des solutions VMS existantes sur le marché. Ensemble, nous évaluons la solution adaptée à vos exigences spécifiques et comparons les prestataires sur la base de critères de performance et de prix pertinents. Vous décidez sur une base d'informations transparente et fiable.
Mise en œuvre
Nous soutenons l'analyse des processus, la modélisation et la documentation de vos procédures. Nous planifions et accompagnons activement le processus de changement, réalisons la communication auprès des parties prenantes et pilotons l'ensemble de la gestion de projet. Nous gardons les risques en vue et assurons une mise en place sans accroc.
Exploitation courante
Nous déchargeons votre activité quotidienne en prenant en charge les tâches opérationnelles. Nous pilotons l'approvisionnement, coordonnons la communication avec les prestataires et évaluons les fournisseurs à l'aide d'analyses basées sur des indicateurs. Nous menons des contrôles qualité et de conformité et optimisons les processus en continu.
Notre logiciel VMS :
3 Story Software (3SS)
3 Story Software (3SS) est la solution VMS interne de Hays et associe savoir-faire technologique et connaissance approfondie du marché. Le logiciel offre tout ce dont vous avez besoin pour une gestion efficace de la main-d'œuvre et vous permet de piloter les fournisseurs de manière rapide et économique.
Vos avantages
avec 3SS
Gestion des contrats
Administration des Service Agreements, contrats de mise à disposition de personnel et Statements of Work dans une seule solution.
Mises à jour régulières
Mise à jour rapide et continue des exigences sectorielles telles que l'Equal Pay et les suppléments conventionnels.
Transparence et vue d'ensemble
Reporting individualisé et prévisions détaillées pour un pilotage plus efficace des collaborateurs externes.
Développement continu
Améliorations produit basées sur les retours clients et un développement logiciel agile et innovant.
3 Stories.
One Goal.
3 Story Software relie tous les acteurs du processus d'approvisionnement sur une plateforme centrale. Client, fournisseur ou Service Team, chaque rôle dispose de tâches et d'accès clairement définis qui s'articulent parfaitement. Il en résulte un processus continu et transparent, de la demande à l'offboarding.
Entreprises
Les clients bénéficient d'une transparence continue sur l'ensemble du processus d'approvisionnement. Ils créent des demandes, comparent des offres, passent des commandes et évaluent la performance des fournisseurs et des ressources à l'aide d'assessments.
Fournisseurs
Les fournisseurs reçoivent les demandes pertinentes directement via 3 Story Software. Ils réagissent rapidement, établissent des offres, planifient des entretiens, confirment les missions et approuvent les temps de travail saisis. À l'aide de rapports, ils mesurent leur performance et optimisent la collaboration avec le client.
Service
Le Service Team est un partenaire fiable pour l'approvisionnement en ressources externes et la gestion des fournisseurs. Il accompagne les clients sur site et à distance et est responsable de l'ensemble du processus de recrutement – de la demande à la facturation jusqu'à l'offboarding.
Voici comment fonctionne 3 Story Software.
De la demande au reporting.
3 Story Software modélise numériquement l'ensemble du processus d'approvisionnement des ressources externes, structuré en six étapes successives. Chaque étape est clairement définie et soutenue par des fonctions spécifiques qui garantissent efficacité, transparence et conformité.
Demande
La demande créée dans 3SS par le service métier est vérifiée sur son exhaustivité par le Service Team, validée par les achats et envoyée automatiquement aux fournisseurs concernés. Une checklist de conformité soutient une prise de décision conforme à la réglementation.
Offre
Les offres soumises par les fournisseurs sont examinées par le Service Team, présélectionnées pour le client et renégociées en tenant compte des prix du marché. Vous obtenez ainsi les ressources adaptées à des conditions équitables et compétitives.
Sélection & attribution
La sélection, l'attribution et la validation du spécialiste s'effectuent directement dans 3 Story Software. Le fournisseur confirme la mission et la ressource peut démarrer après le processus d'onboarding. Le tout se déroule sans coordination manuelle supplémentaire entre les parties impliquées.
Saisie des temps
Les heures effectuées sont saisies dans 3 Story Software, confirmées par le fournisseur et validées par le client. Les coûts qui en découlent sont calculés automatiquement et vous sont accessibles de manière transparente à tout moment.
Facturation
Dans 3 Story Software, le client reçoit un aperçu des coûts des ressources déployées. Le Service Team établit une pré-facturation pour les fournisseurs afin de simplifier la facturation et la vérification des factures.
Reporting
Les processus standardisés dans 3 Story Software créent une base de données cohérente et permettent un reporting complet. Vous gardez ainsi une vue d'ensemble à tout moment sur la charge, les coûts et la performance.
Quelles fonctionnalités
propose 3SS ?
- Job templates
- Calcul de forecast
- Compatibilité avec tous les types de contrats
- Signatures numériques
- Interfaces API
- Automatisations
- Contrôle et revue des chiffres d'entreprise
- Conformité avec la législation en vigueur
- Assessments
- Saisie des temps
- Contrôle des coûts incluant suppléments & frais
- Rapports standards
- Management Dashboards
- Détection des tendances et des anomalies
Autres solutions VMS.
Le système adapté à chaque exigence.
En complément de 3 Story Software, nous vous conseillons et vous accompagnons également dans la mise en œuvre et l'exploitation d'autres solutions VMS de premier plan. Les fournisseurs VMS font confiance à notre expertise – vous aussi le pouvez.
Beeline
Depuis plus de 20 ans, Beeline propose une solution VMS sur une plateforme Software-as-a-Service, adaptée individuellement aux besoins du client et mise en place sur site.
SAP Fieldglass®
Le VMS de SAP offre aux clients existants de SAP ERP un avantage supplémentaire : ils profitent d'une intégration continue dans les processus d'achat et financiers existants.
Nous sommes flexibles dans le choix du bon Vendor Management System
Vous utilisez déjà un autre VMS ou avez des exigences spécifiques ? Nous ne sommes pas liés à une seule solution. Ensemble, nous trouvons le système qui correspond de manière optimale à votre organisation.
Contactez-nous.
Nous vous conseillons volontiers de manière individuelle.
Christian Oechler
Head of Strategic Accounts, Growth & Solutions
