Vendor Management System: Management externer Ressourcen
Ein Vendor Management System (VMS) ist die passende Lösung, um sämtliche Prozesse rund um die Beschaffung und das Management externer Ressourcen ganzheitlich zu automatisieren und zu digitalisieren. Wir unterstützen Sie als erfahrener Partner bei der Digitalisierung Ihrer Workforce-Management-Prozesse.
Was ist ein Vendor Management System
und was sind Ihre Vorteile?
Ein Vendor Management System (VMS) automatisiert und digitalisiert umfassend alle Prozesse rund um die Beschaffung und das Management externer Ressourcen. Ziel ist es, Abläufe zu standardisieren, Transparenz zu schaffen und die Steuerung externer Ressourcen effizienter zu machen. Ein VMS unterstützt Sie dabei, Beschaffungs- und Managementprozesse für externe Ressourcen spürbar zu verbessern.
Ihre Vorteile
mit einem VMS
Ein VMS unterstützt Sie dabei, Beschaffungs- und Managementprozesse für externe Ressourcen spürbar zu verbessern.
Automatisierte Prozesse in der Beschaffung
Wiederkehrende Abläufe werden automatisiert, für weniger manuellen Aufwand und höhere Effizienz.
Schnellere Time-to-hire dank effizienten Workflows
Digitale Workflows beschleunigen den gesamten Prozess und verkürzen die Zeit bis zur Besetzung.
Immer volle Transparenz auf einen Blick
Mit unserem VMS sehen Sie jederzeit, welche Ressource wo, zu welcher Vertragsart und zu welchem Preis im Einsatz ist.
Effiziente Beschaffung von Ressourcen
Die zentrale Steuerung ermöglicht eine ressourcenschonende und gezielte Beschaffung externer Fachkräfte.
Einfache Qualitätskontrolle im Beschaffungswesen
Leistungen und Ergebnisse externer Ressourcen lassen sich strukturiert bewerten und steuern, damit Sie volle Übersicht haben.
Marktgerechte Preise und Konditionen
Durch standardisierte Prozesse und Vergleichsmöglichkeiten sichern Sie marktgerechte und faire Konditionen.
Wie wir Sie mit einem VMS
unterstützen
Wir begleiten Sie mit unserer Expertise bei der Auswahl, Implementierung und im Regelbetrieb Ihres Vendor Management Systems.
Beratung
Wir verschaffen Ihnen einen fundierten Überblick über bestehende VMS-Lösungen am Markt. Gemeinsam evaluieren wir die passende Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen und vergleichen Anbieter anhand relevanter Leistungs- und Preiskriterien. Sie entscheiden auf einer transparenten und belastbaren Informationsbasis.
Implementierung
Wir unterstützen bei Prozessanalyse, Modellierung und Dokumentation Ihrer Abläufe. Wir planen und begleiten den Change-Prozess aktiv, realisieren die Stakeholder-Kommunikation und steuern das gesamte Projektmanagement. Dabei behalten wir Risiken im Blick und stellen eine reibungslose Einführung sicher.
Regelbetrieb
Wir entlasten Ihr Tagesgeschäft durch die Übernahme operativer Aufgaben. Wir steuern die Beschaffung, koordinieren die Kommunikation mit Dienstleistern und bewerten Lieferanten anhand kennzahlengestützter Auswertungen. Darüber hinaus führen wir Qualitäts- und Compliance-Prüfungen durch und optimieren Prozesse kontinuierlich.
Unsere VMS-Software:
3 Story Software (3SS)
3 Story Software (3SS) ist die hauseigene VMS-Lösung von Hays und kombiniert technologisches Know-how mit umfassender Marktkenntnis. Die Software bietet alles, was Sie für ein effizientes Workforce Management benötigen, und ermöglicht es Ihnen, Lieferanten schnell und kosteneffektiv zu steuern.
Ihre Vorteile
mit 3SS
Vertragsmanagement
Verwaltung von Service Agreements, Arbeitnehmerüberlassungsverträgen und Statements of Work in einer Lösung.
Regelmässige Updates
Zeitnahe und kontinuierliche Aktualisierung von Branchenanforderungen wie Equal Pay und tariflichen Zuschlägen.
Transparenz und Überblick
Individualisiertes Reporting und detaillierte Forecasts zur effektiveren Steuerung externer Mitarbeitender.
Kontinuierliche Weiterentwicklung
Produktverbesserungen basierend auf Kundenfeedback und innovativer, agiler Softwareentwicklung.
3 Stories.
One Goal.
3 Story Software verbindet alle Beteiligten im Beschaffungsprozess auf einer zentralen Plattform. Ob Kunde, Lieferant oder Service Team, jede Rolle hat klar definierte Aufgaben und Zugänge, die nahtlos ineinandergreifen. So entsteht ein durchgängiger, transparenter Prozess von der Anfrage bis zum Offboarding.
Unternehmen
Kunden erhalten durchgängige Transparenz über den gesamten Beschaffungsprozess. Sie erstellen Anfragen, vergleichen Angebote, erteilen Aufträge und bewerten die Performance von Lieferanten und Ressourcen anhand von Assessments.
Lieferanten
Lieferanten erhalten relevante Anfragen direkt über 3 Story Software. Sie reagieren zeitnah, erstellen Angebote, planen Interviews, bestätigen Einsätze und genehmigen erfasste Arbeitszeiten. Über Reports messen sie ihre Performance und optimieren die Zusammenarbeit mit dem Kunden.
Service
Das Service Team ist zuverlässiger Partner für die Beschaffung externer Ressourcen und das Lieferantenmanagement. Es unterstützt Kunden vor Ort und remote und verantwortet den gesamten Recruiting-Prozess – von der Anfrage über Billing bis zum Offboarding.
So funktioniert 3 Story Software.
Von der Anfrage bis zum Reporting.
3 Story Software bildet den gesamten Beschaffungsprozess für externe Ressourcen digital ab, strukturiert in sechs aufeinander aufbauenden Schritten. Jeder Schritt ist klar definiert und wird durch spezifische Funktionen unterstützt, die für Effizienz, Transparenz und Compliance sorgen.
Anfrage
Die vom Fachbereich in 3SS erstellte Anfrage wird vom Service Team auf Vollständigkeit geprüft, vom Einkauf freigegeben und automatisch an die relevanten Lieferanten versendet. Eine Compliance-Checkliste unterstützt bei der rechtlich konformen Entscheidungsfindung.
Angebot
Die eingereichten Angebote der Lieferanten werden vom Service Team geprüft, für den Kunden vorselektiert und unter Berücksichtigung marktgerechter Preise nachverhandelt. So erhalten Sie die passenden Ressourcen zu fairen und wettbewerbsfähigen Konditionen.
Auswahl & Beauftragung
Die Auswahl, Beauftragung und Freigabe der Fachkraft erfolgt direkt in 3 Story Software. Der Lieferant bestätigt den Einsatz und die Ressource kann nach dem Onboarding-Prozess starten. Dies funktioniert ganz ohne zusätzliche manuelle Abstimmungen zwischen den Beteiligten.
Zeiterfassung
Die geleisteten Stunden werden in 3 Story Software erfasst, vom Lieferanten bestätigt und vom Kunden freigegeben. Die anfallenden Kosten werden automatisch berechnet und stehen Ihnen jederzeit transparent zur Verfügung.
Abrechnung
Der Kunde erhält in 3 Story Software eine Kostenübersicht der eingesetzten Ressourcen. Das Service Team erstellt eine Vorrechnung für die Lieferanten, um Abrechnung und Rechnungsprüfung zu vereinfachen.
Reporting
Standardisierte Prozesse in 3 Story Software schaffen eine konsistente Datenbasis und ermöglichen umfassendes Reporting. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Auslastung, Kosten und Performance.
Welche Features hat
3SS?
- Job Templates
- Forecast-Berechnung
- Kompatibilität mit allen Vertragsarten
- Digitale Signaturen
- API-Schnittstellen
- Automationen
- Controlling und Review von Unternehmenszahlen
- Compliance mit aktueller Gesetzgebung
- Assessments
- Zeiterfassung
- Kostenkontrolle inkl. Zuschläge & Spesen
- Standard-Reports
- Management Dashboards
- Erkennung von Trends und Anomalien
Weitere VMS-Lösungen.
Für jede Anforderung das passende System.
Neben 3 Story Software beraten und begleiten wir Sie auch bei der Implementierung und dem Betrieb weiterer führender VMS-Lösungen. Die VMS-Anbieter vertrauen auf unsere Expertise – Sie können das auch.
Beeline
Beeline bietet seit über 20 Jahren eine VMS-Lösung auf einer Software-as-a-Service-Plattform, die individuell auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten und vor Ort implementiert wird.
SAP Fieldglass®
Das VMS von SAP bietet bestehenden SAP-ERP-Kunden einen zusätzlichen Vorteil: Sie profitieren von einer durchgängigen Integration in bestehende Einkaufs- und Finanzprozesse.
Wir sind flexibel bei der Auswahl des richtigen Vendor Management Systems
Sie nutzen bereits ein anderes VMS oder haben spezifische Anforderungen? Wir sind nicht an eine einzige Lösung gebunden. Gemeinsam finden wir das System, das optimal zu Ihrer Organisation passt.
Kontaktieren Sie uns.
Wir beraten Sie gerne individuell.
Christian Oechler
Head of Strategic Accounts, Growth & Solutions
