Assistenz der Geschäftsführung (Teilzeit) (m/w/d)
Ihre Aufgaben
- Unterstützung der Geschäftsführung bei diversen internen und externen Vorgängen
- Planen, Koordinieren, Organisieren von Sitzungen, Besprechungen und Video-Konferenzen
- Vereinbaren und Koordinieren von Terminen mit internen und externen Kunden
- Verwalten von Terminen und Follow-Up's
- Bearbeitung der Eingangspost und der eingehenden Telefonate, insbesondere im Hinblick auf Dringlichkeit und Wichtigkeit
- Aufnehmen und Erstellen von Besprechungsprotokollen und Erledigen und/oder Veranlassen der darin gestellten Aufgaben
- Erledigen des gesamten internen und externen Schriftverkehrs
- Entscheiden über direkte Weiterleitung von Besuchern und Telefonaten an den Vorgesetzten in Abhängigkeit von deren Priorität
- Organisieren und Buchen von Flügen und Bahnfahrten, Mietwagen und Hotelzimmer
- Vorbereiten und Einholen von Visa-Anträgen und Überwachen der Termine
- Kontrollieren der Reiserechnungen und Zuordnen zu den Aufträgen oder Projekten, Weiterleiten der Reiserechnungen an die Buchhaltung
- Erstellen umfangreicher Präsentationen für Konferenzen, Aufsichtsratssitzungen o.ä.
- Beschaffen und Verwalten von Büromaterial
Ihr Profil
- Ausbildung zur Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbares (bspw. Groß- und Außenhandelskaufmann)
- Fundierte Berufserfahrung im Bereich Assistenz
- Versierter Umgang mit den gängigsten EDV-Programmen wie MS Office
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Vorrauschauendes und selbständiges Handeln
- Ausgeprägte Fähigkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit
Ihre Benefits
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Angenehmes Arbeitsklima
- Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einer zukunftsträchtigen und innovativen Branche
- Ein hoch motiviertes Team und ein offener Kommunikationsstil
- Ein renommiertes Unternehmen mit ausgezeichnetem Ruf
Über Hays
Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei. Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.