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Recruiting-Prozess und -strategie:
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Recruiting Prozesse

Ihr Job ist es, offene Stellen in Ihrem Unternehmen mit qualifizierten und motivierten Fach- und Führungskräften zu besetzen? Eine Aufgabe, die nicht immer so einfach ist. Denn der Unternehmenserfolg hängt massgeblich von Ihren Personalentscheidungen ab. Können Ihre Bewerberinnen und Bewerber wirklich leisten, was sie in ihren Bewerbungen und im Dialog mit Ihnen vorgeben? Wie verhalten sie sich im Arbeitsalltag und passt deren Persönlichkeit gut ins Team? 

Alles können Sie nicht durch Bewerbungsgespräche herausfinden, aber so einige böse Überraschungen lassen sich schon im Voraus durch einen gut konzipierten Recruiting-Prozess vermeiden. Dieser hilft Ihnen, den Überblick über Ihre zu besetzenden Stellen zu behalten sowie strukturiert und zielgerichtet neue Mitarbeitende zu finden. Und damit Sie künftig mit einer optimalen Recruiting-Strategie arbeiten, zeigen wir Ihnen, was Sie in Ihrem Prozess beachten sollten und verraten wir Ihnen wertvolle Tipps für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen. 

Was ist ein Recruiting-Prozess? 

Der Rekrutierungsprozess, häufig auch Bewerbungs- und Einstellungsprozess bzw. Bewerbungs- und Einstellungsverfahren genannt, ist ein schrittweises Verfahren, das Unternehmen anwenden, um neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter extern zu finden und einzustellen oder bestehende Mitarbeitende intern weiterzuqualifizieren.  

Beide Herangehensweisen haben ihre Vor- und Nachteile. Die interne Rekrutierung ist oft schneller, da Sie den Rekrutierungsprozess schmaler halten können. Sie müssen jedoch bedenken, dass die frühere Stelle des betreffenden Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin unter Umständen neu besetzt werden muss. Auf eine interne Besetzung folgt also oft eine externe Bewerbersuche mithilfe von Jobbörsen und Karriereseiten.  

Externe Einstellungen hingegen können teurer sein, bringen oftmals aber neue Ideen und Perspektiven in Ihr Unternehmen. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie in dem ein oder anderen Fall konkret achten sollten. 

 Welche Vorteile gibt es durch gut strukturierte Recruiting-Prozesse? 

Recruiting verläuft heutzutage nicht mehr linear, sondern zirkulär. Das bedeutet: Kandidatinnen und Kandidaten, die es zum jetzigen Zeitpunkt nicht bis zur Einstellung geschafft haben, könnten durchaus in einigen Jahren (wieder) attraktiv für Ihr Unternehmen werden. Stimmt dann die Erfahrung, die die Bewerbenden zuvor während des Bewerbungsprozesses bei Ihnen gemacht haben (Candidate Experience), so können Sie diese einfacher für Ihr Unternehmen gewinnen. 

Die Vorteile eines klugen Rekrutierungskonzeptes liegen auf der Hand: Erleben Ihre Bewerberinnen und Bewerber Ihr Unternehmen als durchweg positiv und schenken Sie ihnen entsprechende Wertschätzung, zahlt das immens auf Ihre Arbeitgebermarke ein – und zwar nachhaltig.  Und das wiederum erhöht die Chance, dass sich Ihre Wunschkandidatinnen und -kandidaten tatsächlich für Ihr Unternehmen entscheiden.  

Ein strategisch sauber aufgesetzter Bewerbungsprozess trägt nebenbei auch zum Aufbau eines umfangreichen Talentpools bei. Führen Sie die Bewerbungen aussichtsreicher Kandidaten und Kandidatinnen an einem zentralen Punkt in Ihrem System zusammen.  

Weitere Vorteile, die sich für Sie aus Ihrem optimierten Recruiting-Prozess ergeben, sind: 

  • Sie sparen enorm viel Zeit bei der Mitarbeitersuche 

  • Sie senken die Fluktuationsrate Ihrer Mitarbeitenden 

  • Sie sparen Kosten, weil Sie Extrarunden beim Recruiting durch falsch ausgesuchte Personen vermeiden 

Die Schritte des externen Recruiting-Prozesses 

Wer nur diejenigen Kandidatinnen und Kandidaten einstellen möchte, die die eigenen Erwartungen und Ansprüche zu 100 Prozent erfüllen, sollte bereits viel Zeit in die Vorbereitung stecken. Denn je konkreter Sie die Vorstellungen und Anforderungen an Bewerberinnen und Bewerber formulieren, desto zielgerichteter können Sie sie ansprechen und akquirieren. 

Die Phase der Personalplanung ist der erste Schritt des Rekrutierungsprozesses und findet intern statt. Neben der Bedarfsanalyse werden Stellenbeschreibungen erstellt und dafür erforderliche Qualifikationen festgelegt. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die richtigen Fähigkeiten künftiger Talente​​ sucht und die Stellenanforderungen für potenzielle Bewerberinnen und Bewerber klar sind. 

Die Phase der Personalplanung ist der erste Schritt des Rekrutierungsprozesses und findet intern statt. Neben der Bedarfsanalyse werden Stellenbeschreibungen erstellt und dafür erforderliche Qualifikationen festgelegt. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die richtigen Fähigkeiten künftiger Talente​​ sucht und die Stellenanforderungen für potenzielle Bewerberinnen und Bewerber klar sind. 


In der Rekrutierungsphase beginnt Ihr Unternehmen nun mit der aktiven Suche nach Bewerberinnen und Bewerbern. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie z. B. die Ausschreibung der Stelle auf der eigenen Karriereseite und in Jobbörsen, Networking oder der Einsatz von Headhuntern oder Personalvermittlern wie Hays.  

Oftmals empfiehlt es sich, mehrere Recruiting-Massnahmen und Kanäle zur gleichen Zeit zu nutzen. Dabei können Sie auf verschiedenen Wegen Ihre Zielgruppe erreichen, z. B. durch: 

  • Mitarbeiterempfehlungen 
  • Jobbörsen 
  • Soziale Medien 
  • Stellenanzeigen (intern und extern) 
  • Karrieremessen 
  • Talentpools  

Je nach ​​Fachgebiet, Stellenprofil oder gesuchter Berufserfahrung lohnt es sich zusätzlich, entweder durch Active Sourcing oder per ​​Social-Media-Recruiting begehrte Kandidatinnen und Kandidaten persönlich anzusprechen. Oder Sie gehen (zunächst) den passiven Weg und streuen Ihre Stellenanzeigen auf Ihrer Unternehmens-Website sowie auf Karriere-Plattformen aus und rühren durch Employer Branding ordentlich die Werbetrommel für Ihr Unternehmen. Massnahmen des​​ E-Recruitings helfen Ihnen dabei, genau Ihre Wunschtalente zu erreichen und interessante Fach- und Führungskräfte für Ihr Unternehmen zu gewinnen. 

Sobald die ersten qualifizierten Bewerbungen eintreffen, müssen Sie diese nur noch sichten, eine Vorauswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten treffen und diese zu einem ersten Kennenlernen einladen. 

In der Rekrutierungsphase beginnt Ihr Unternehmen nun mit der aktiven Suche nach Bewerberinnen und Bewerbern. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie z. B. die Ausschreibung der Stelle auf der eigenen Karriereseite und in Jobbörsen, Networking oder der Einsatz von Headhuntern oder Personalvermittlern wie Hays.  

Oftmals empfiehlt es sich, mehrere Recruiting-Massnahmen und Kanäle zur gleichen Zeit zu nutzen. Dabei können Sie auf verschiedenen Wegen Ihre Zielgruppe erreichen, z. B. durch: 

  • Mitarbeiterempfehlungen 
  • Jobbörsen 
  • Soziale Medien 
  • Stellenanzeigen (intern und extern) 
  • Karrieremessen 
  • Talentpools  

Je nach ​​Fachgebiet, Stellenprofil oder gesuchter Berufserfahrung lohnt es sich zusätzlich, entweder durch Active Sourcing oder per ​​Social-Media-Recruiting begehrte Kandidatinnen und Kandidaten persönlich anzusprechen. Oder Sie gehen (zunächst) den passiven Weg und streuen Ihre Stellenanzeigen auf Ihrer Unternehmens-Website sowie auf Karriere-Plattformen aus und rühren durch Employer Branding ordentlich die Werbetrommel für Ihr Unternehmen. Massnahmen des​​ E-Recruitings helfen Ihnen dabei, genau Ihre Wunschtalente zu erreichen und interessante Fach- und Führungskräfte für Ihr Unternehmen zu gewinnen. 

Sobald die ersten qualifizierten Bewerbungen eintreffen, müssen Sie diese nur noch sichten, eine Vorauswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten treffen und diese zu einem ersten Kennenlernen einladen. 


Im Auswahlverfahren führt das Unternehmen Vorstellungsgespräche mit den Bewerberinnen und Bewerbern und entscheidet, wer die oder der künftige Mitarbeitende wird. Dabei werden die Qualifikationen der Kandidatinnen und Kandidaten bewertet; es wird festgestellt, wie gut sie in die Unternehmenskultur passen, und es wird ihr Wachstumspotenzial geschätzt. Dies kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, ist aber wichtig, um sicherzustellen, dass die richtige Person für die offene Stelle eingestellt wird. 

Im Auswahlverfahren führt das Unternehmen Vorstellungsgespräche mit den Bewerberinnen und Bewerbern und entscheidet, wer die oder der künftige Mitarbeitende wird. Dabei werden die Qualifikationen der Kandidatinnen und Kandidaten bewertet; es wird festgestellt, wie gut sie in die Unternehmenskultur passen, und es wird ihr Wachstumspotenzial geschätzt. Dies kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, ist aber wichtig, um sicherzustellen, dass die richtige Person für die offene Stelle eingestellt wird. 


Den Recruiting-Prozess intern sinnvoll nutzen 

Durch die interne Rekrutierung gewinnen Unternehmen bereits angestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Besetzung neuer Stellen. Dies kann durch Weiterqualifizierung oder Versetzung in eine neue Abteilung geschehen.  

Zwar ähnelt der interne Recruiting-Prozess dem externen, dennoch lohnt es sich, diesen Prozess gesondert zu betrachten. 

Anforderungsprofil erstellen

Auch im internen Recruiting müssen Sie sich über die Anforderungen an die zu besetzende Stelle bewusst sein. Sollten Sie schon Mitarbeitende im Kopf haben, die diese Stelle besetzen könnten, nehmen Sie direkt Kontakt zu diesen Personen auf. Ist Ihre Suche im ersten Schritt erfolglos, sollten Sie auch für die interne Suche eine Stellenausschreibung vorbereiten. 

Interne Stellenausschreibung

Verbreiten Sie die interne Stellenausschreibung nur über das Intranet oder eventuelle Aushänge in Ihrem Unternehmen. So erreichen Sie die Kandidatinnen und Kandidaten, die sich innerhalb Ihres Unternehmens weiterentwickeln möchten.  

Mitarbeiterempfehlungen

Sie finden keine geeigneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen? Dann erweitern Sie den Pool und motivieren Sie Kolleginnen und Kollegen dazu, sich in ihrem eigenen persönlichen Umfeld nach geeigneten Fach- und Führungskräften umzuschauen. Eine Mitarbeiterprämie für eine erfolgreiche Vermittlung kann den nötigen Anreiz bieten. 

Personalentwicklung

Die geeignete Mitarbeiterin bzw. der passende Mitarbeiter wurde gefunden, jetzt muss die- oder derjenige nur noch optimal auf die neue Position vorbereitet werden. Eventuell müssen noch spezielle Skills erlernt oder Qualifikationen nachgewiesen werden. Bieten Sie als Unternehmen die nötigen (externen) Weiterbildungsmöglichkeiten an und besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden gemeinsame Ziele.

Mitarbeitende versetzen

Sie wissen genau, welche Mitarbeitenden eine Personallücke schliessen können, ohne dass eine Weiterqualifizierung nötig ist? Dann kann auch die interne Versetzung eine gute Methode Ihres internen Recruitings sein.

12 Tipps für Ihren Recruiting-Prozess 

Erfolgreiches Recruiting geht mittlerweile weit über das Schalten von Stellenanzeigen und Führen von Bewerbungsgesprächen hinaus. Viel mehr geht es darum, eine authentische Arbeitgebermarke aufzubauen, Kandidatinnen und Kandidaten ein gutes Gefühl während ihrer Candidate Journey zu vermitteln und Sie als attraktiven Arbeitgeber bzw. attraktive Arbeitgeberin auf dem Markt zu positionieren. 

Diese 12 Tipps werden Ihnen dabei helfen, Ihr Recruiting-Konzept zu optimieren und Ihre Arbeitgebermarke zu stärken: 

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  2. Bauen Sie Ihre Arbeitgebermarke auf und arbeiten Sie an Ihrer Markenbekanntheit und Ihrer Reputation.

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  4. Definieren Sie die passende Zielgruppe. Denn je nachdem, ob Sie Auszubildende, Werkstudierende oder Führungskräfte ansprechen, sollten Sie Ihre Recruiting-Massnahmen anpassen und verschiedene bzw. andere Kanäle nutzen. ​​LinkedIn-Recruiting ergibt z. B. vor allem bei der Suche nach Fachkräften Sinn, aber auch nicht in allen Branchen.

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  6. Nutzen Sie die Kraft von Social Media für Ihr Unternehmen. Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Stellenanzeigen und geben Sie Ihren Bewerberinnen und Bewerbern echte Unternehmens-Insights.

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  8. Zapfen Sie persönliche Netzwerke an. Vielleicht findet sich schon im Freundes- oder Bekanntenkreis Ihrer Mitarbeitenden qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten.

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  10. Verfassen Sie spannende Stellenanzeigen. Mit einfachen, konkreten Jobbezeichnungen, den Vorteilen Ihres Unternehmens als auch der Verwendung einer gendergerechten und klaren Sprache steigern Sie das Interesse für das Arbeiten in Ihrem Unternehmen.

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  12. Ermöglichen Sie unkomplizierte Bewerbungen. Einfache Formulare oder die Möglichkeit, Daten hochzuladen, zeigen, dass Ihr Unternehmen modern ist.

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  14. Sind Sie da, wo Ihre Zielgruppe ist. Der Bewerbungsprozess muss schnell und unkompliziert ablaufen. Für Ihre Zielgruppe kann das bedeuten, von unterwegs Bewerbungen abzuschicken – mobile Recruiting macht’s möglich.

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  16. Nutzen Sie Bewerbermanagementsysteme, um den Überblick über Ihre Kandidatinnen und Kandidaten sowie den aktuellen Bewerbungsstatus zu behalten.

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  18. Machen Sie Ihren Recruiting-Prozess transparent. Wenn Sie aussagekräftige Informationen Ihrer Bewerberinnen und Bewerber im Vorstellungsgespräch erfahren möchten, dann setzen Sie sie nicht unnötig unter Druck. Informieren Sie im Voraus über das Auswahlverfahren sowie der am Gespräch teilnehmenden Personen und auf welche Fragen oder Tests Sie sich vorbereiten sollten.

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  20. Kommunizieren Sie schnell und freundlich. Auch Schnelligkeit ist ein bedeutender Faktor im Recruiting. Wer schnell, höflich und seriös die Fragen der Bewerbenden beantwortet, hinterlässt einen positiven Eindruck.

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  22. Holen Sie sich Feedback ein. Fragen Sie Ihre Kandidatinnen und Kandidaten nach den Erfahrungen mit Ihrem Bewerbungsprozess. Nur so können Sie die Candidate Experience kontinuierlich verbessern.

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  24. Speichern Sie geeignete Kandidatinnen und Kandidaten in einem eigenen Talentpool. So können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt nochmal auf qualifiziertes Fach- und Führungspersonal zugehen.

Ihr Recruiting-Konzept steht und Sie wissen, wen Sie wann und wo erreichen? Das ist super. Dennoch legen wir Ihnen ans Herz, Ihre Recruiting-Strategie regelmässig zu prüfen. Gehen Sie dazu den Bewerbungsprozess erneut durch und überlegen Sie, ob manche Elemente eventuell überflüssig geworden sind oder sich manche Prozesse automatisieren lassen. Wir sind uns sicher: Mit Ihrem optimalen Recruiting-Prozess finden Sie schnell und effizient Ihre künftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 

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