Office Coordinator (m/w/d)
Aufgaben
- Empfang und Betreuung von Gästen, Telefonzentrale, Auskunftserteilung, Koordination von Besuchen inkl. Catering, sowie professionelle Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden
- Bearbeitung von Post und Lieferungen, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Küchenmaterial, sowie allgemeine Büroarbeiten wie Scannen, Kopieren, Binden etc.
- Pflege der Büro- und Besprechungsräume, Verwaltung von Büroausstattung, Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Notfallpläne, Erste-Hilfe-Schulungen), Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
- Organisation von Reisen (Buchungen, Spesen), Unterstützung bei Veranstaltungen (Planung, Catering, Teilnehmerkoordination), sowie Rechnungsprüfung und Pflege von Lieferanten- und Buchhaltungsdaten
- Erstellung von interner und externer Korrespondenz, Pflege von Richtlinien und Prozessen, sowie Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten
Profil
- Proaktives Handeln, Eigenverantwortung im Team
- Professioneller Umgang mit Kunden, Besuchern und Mitarbeitern mündlich und schriftlich, in Deutsch, Englisch und idealerweise Französisch
- Effiziente Bearbeitung mehrerer Aufgaben gleichzeitig
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) sowie grundlegende technische Fähigkeiten im Büroalltag
- Abgeschlossene Ausbildung und fundierte Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld
Benefits
- Remote-Möglichkeit
- Option auf Verlängerung
- Festanstellung möglich
- Einblick in ein internationales Unternehmen
Über Hays
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Besetzungsprozess für Freelancer
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Anhand Ihres Lebenslaufes, Ihrer Bewerbungsunterlagen und Ihres Profils führen wir eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen durch.
Kontakt bei Hays
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